×

打开微信,扫一扫二维码
订阅我们的微信公众号

首页 锦天城概况 专业领域 行业领域 专业人员 全球网络 新闻资讯 出版刊物 加入我们 联系我们 订阅下载 锦天城二十周年 CN EN JP
首页 > 出版刊物 > 专业文章 > “新冠肺炎”疫情下远程办公相关法律问题——公司治理篇

“新冠肺炎”疫情下远程办公相关法律问题——公司治理篇

作者:吴卫明 张成器 2020-02-155355

鉴于目前新型冠状病毒肺炎疫情防控的严峻性,多个省市已出台各类延迟复工、复课的规定。同时,有条件的企事业单位出于安全考虑,也鼓励员工通过远程工作模式开展日常的生产经营。事实上,远程办公并不是一个新鲜的概念,在过去的二十多年间,随着互联网的发展,各类在线应用日益丰富,电子邮件、即时通讯工具的普及使得每个人的日常工作早已离不开远程的信息交互。


在日常工作生活以外,信息技术的应用也早已进入公司治理的范畴。其中,上市公司的各项公司治理制度在新技术下的创新与实践最为典型,如电子公告、在线股东大会、网上表决机制等。伴随相应技术手段的应用,配套的法律法规也随之不断完善。《上市公司信息披露管理办法》规定,信息披露义务人应在中国证券监督管理委员会指定的媒体发布信息披露的公告——指定媒体中包含证券交易所官方网站和巨潮资讯网等网站。另外,《中华人民共和国电子签名法》(以下简称《电子签名法》)、《上市公司股东大会规则》对于在线股东大会的召开和在线表决提供了相应的法律依据。


与制度完备、监管严格的证券市场相比,中小企业在公司治理层面或多或少存在各类合规问题。在远程办公场景下,主要的信息交互通过线上方式解决,传统公司治理中存在的问题同样会产生甚至被放大。考虑到公司治理的具体载体为各类决议和协议,达成决议和协议的实现方式主要为各类公司会议(如股东会会议、董事会会议、监事会会议、管理层会议等),笔者将以最为常见且程序上较为典型的有限责任公司股东会会议为例,从远程办公场景下会议的通知、召开、表决、文件签署等阶段着手分析相应的法律风险,并提出操作建议。



一、 远程在线会议召开方式的法律可行性



《中华人民共和国公司法》(简称《公司法》)第四十一条对于股东会会议的通知方式做了概括性的规定:“召开股东会会议,应当于会议召开十五日前通知全体股东;但是,公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外。……”也就是说,《公司法》对于通知时间做了限定,但对于通知的方式,并未做出限制,而是将相关事项留给了公司章程规定。除上市公司有较为严格的会议举行方式的限定外,对于一般的股份公司和有限责任公司,法律并不限制采用何种方式进行会议通知,也并不限制开会的方式。


对于《公司法》所规定的股东会会议召开方式,在理解上存在争议的是第四十一条第二款规定的“股东会应当对所议事项的决定作成会议记录,出席会议的股东应当在会议记录上签名”,其中“出席”是否意味着股东需要到现场方可开会?笔者认为,“出席”这一词汇在当前信息技术高度发达的社会环境下,其词义已经脱离了“到达某个物理场所”的狭义理解,而是意味着股东有机会即时、同步获取会议的全部信息,如在会议举行的同时可以听到会议主持人的讲话或观看其会议视频,并有机会参与会议讨论和发言。


有限责任公司具有一定的人合性,将远程参会视为“出席”会议,以信息技术给予股东参与会议过程的机会,正是有限责任公司人合性的体现,与《公司法》的立法精神也是一致的。



二、 远程在线会议的通知问题



1、通知方式


远程会议的通知方式与现场会议类似,以公司章程的规定为准。考虑到股东会属于公司治理过程中的重要事项,且股东会决议等文件具有一定的要式性,因此,远程会议的通知方式宜采取书面方式。根据我国现行的法律法规,书面方式既包括传统的EMS或挂号信方式,也包括以数据电文方式的送达。


(1)传统书面方式

如果公司章程没有明确规定书面通知的递送方式,则可以选择采用EMS或者挂号信等易于留痕的方式实现对股东的通知。召集人或负责通知的人员应注意通知对象地址的确认及送达结果的存证,防范因未能规范履行通知义务而导致的股东会程序瑕疵及法律后果。传统的递送方式固然可以起到书面通知的作用,但在远程会议的场景下,此类方式存在成本高、物流递送延误等不确定因素。


(2)以数据电文方式通知

虽然《公司法》并未明确规定数据电文通知的效力,但《电子签名法》第四条明确规定“能够有形地表现所载内容,并可以随时调取查用的数据电文,视为符合法律、法规要求的书面形式。”据此,以符合要求的数据电文作为远程会议的通知方式,同样可以达到书面通知的效果。笔者认为,数据电文方式的通知可以有不同的载体,如电子邮箱、OA系统以及微信等即时通信工具。


以电子邮箱方式通知的,应确认该股东电子邮箱的真实性及可使用性,建议优先采用公司统一分配的工作邮箱。若无统一的工作邮箱,记载于公司通讯录中的电子邮箱也可以作为送达地址,必要的话应与通知对象事先确认。同时,笔者建议开启邮箱的回执功能,以便了解对方的收件状态,并注意保存对方已收到并阅读邮件的证据。


此外,若公司有现成的OA系统或类似的内部平台,建议可在内部公告相应的通知内容。针对当前常用的微信等即时通讯工具,可作为辅助通知手段加以运用,但考虑到其信息存储的时效性及通知对象身份的不确定性,不建议作为唯一的通知方式。


2、关于远程会议的通知时间


根据《公司法》第四十一条的规定,关于股东会会议通知时间的要求以公司章程规定或全体股东约定为主,以法定的十五日为辅。考虑到复杂多变的外部环境和部分决策的紧迫性,若公司章程无明确规定且又无法满足提前十五日通知的情况下,笔者建议可在通知内容中增加关于股东会时间及召开程序的确认函,以此获得全体股东的同意,或者专门就会议提前通知期以电子文件方式进行豁免,防止由于临时通知造成的程序风险。


3、通知内容


传统的现场股东会会议通知的内容包括:会议时间、地点、参会人员名单、会议审议事项及相关文件、会务联系人姓名及联系方式等。远程办公场景下,会议主要以音视频会议等方式进行,笔者建议在会议通知中加入关于线上接入会议的方法、渠道的说明,会议中的沟通、表决的方式及会后文件电子签章与存证的说明,并以确认函的形式获取通知对象的同意——考虑到绝大多数公司章程中并未对于远程会议的议事规则、表决程序、电子签章等进行规定,在会议通知阶段取得与会者的书面同意就显得非常重要,此举可填补公司章程中有关规定的空白,最大限度降低程序风险。



三、 远程会议组织与记录



1、远程会议组织的法律规定


如前文所述,有限责任公司的公司治理制度体现了更多的人合性,人合性包括公司股东之间的契约自治性。以会议组织为例,《公司法》第四十三条明确了会议的议事方式以公司章程规定为准。所谓“议事方式”,指公司以什么方式就公司的重大问题进行讨论并做出决议——会议的组织形式自然属于“议事方式”的一部分,属于股东之间的意思自治范畴。另外,《公司法》第三十七条还规定了无须召开股东会会议的特定情形。举轻以明重,股东之间达成一致,通过远程会议模式召开股东会,只要公司章程没有障碍条款,是完全合法合规的选择。


在远程模式下召开会议,一般采用音视频会议的形式。不同于上市公司股东大会的规定,有限责任公司股东会无需设立专门的会议现场,在公司章程规定允许的范围内,由各个股东独立接入的纯远程会议模式在司法实践中已得到认可。


2、电子化记录的法律效力


《公司法》第四十一条第二款规定了会议记录及签署的要求。远程会议的会议记录,采用电子化是应有之义,且又以音视频记录和电子文本记录的方式为主。《中华人民共和国民事诉讼法》第六十三条明确,视听资料和电子数据是民事诉讼中合法的证据类型,位列。根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》(以下简称《民事证据规定》),电子数据是以数字化形式存储、处理、传输的能够证明案件事实的信息,音视频文件和电子文档位列其中。可见,若公司章程没有规定的情形下,选择安全有效的电子化会议记录,其效力与现场书面记录并无二致。


3、会议记录的存证


根据《民事证据规定》,在诉讼中当事人出具音视频证据,需提供原始载体,以排除证据被污染或真实性无法验证的可能。笔者建议,远程会议模式中应当全程录音录像,且以拥有云空间存储功能的软件为首选,相关的录音录像生成后即可保存在云空间中,受污染或篡改的可能性大大降低。且一旦发生纠纷,可当庭登录云空间下载或播放。值得注意的是,若公司采购外部的云空间服务,还需注意云空间的存储容量和使用期限,避免证据的失效。当然,也可以选择本地存储类型的录音硬件作为会议记录的载体,但需妥善保管软硬件设备或储存载体,保存生成的音视频原始文件,不得对原始文件进行移动、修改、重命名等操作。一旦发生案件,相关设备和储存载体需当庭出示以供查验。


以电子文档形式生成的会议记录,依据《电子签名法》和《民事证据规定》的要求,同样需保证内容的真实性、完整性以及原件形式的合法性,这样在发生争议时才能作为有效的证据。



四、 股东出席与议案表决



1、相关的法律规定


《公司法》关于股东出席的方式并无强制性规定。如前文所述,远程会议模式下股东对会议信息的接受以及意见的反馈,在本质上与现场会议相同,距离间隔不妨碍股东“出席”的合法有效性。同理,关于表决程序,《公司法》第四十三条也赋予公司章程较大的规定权限。


除《公司法》外,《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国公司法〉若干问题的规定(四)》就股东会、董事会决议不成立或可撤销的情形进行了更为详细的规定。其中,股东出席人数或出席股东持有的表决权不符合公司章程规定,在此情形下形成的股东会决议有一定可能被认定为不成立。另外,与股份有限公司不同,有限责任公司股东是否可以授权他人出席股东会并代为表决,在《公司法》及相关司法解释中并无明确规定,其合法性理还应根据公司章程的规定判断。所以,确定股东出席人数及核验出席人员身份是确保会议成果合法有效的重要环节之一。


2、身份核验


在远程会议模式下,出席人员的人数和身份的核验与一般的现场会议并无二致,只需根据与会人员上线情况一一核实,会后妥善保存音视频资料以备查验即可。需注意,若股东为法人,则代表股东出席股东会的人员还需提交股东的授权文件及个人的身份证明等必要的材料。涉及委托授权的与会人员可在会前以电子邮件等形式向召集人或公司股东会提交上述材料的电子版,并同时向召集人或会务人员以EMS等途径寄送纸质原件。同样的,电子邮件与纸质文件的流转记录应当妥善保存备查。


3、在线表决


表决程序包括表决规则和表决方式。远程会议模式下,表决规则与一般现场会议并无区别,除了公司法第十六条、第四十三条等特殊事项的表决规则外,其余事项的表决规则以公司章程规定为准。表决方式应以会议通知内容为准,会上表决与会后书面表决皆可。前者的过程与结果可通过音视频和会议记录这两类证据予以固定,后者则类似书面通知,由与会股东通过可靠的书面渠道或数据电文传达对议案的观点。



五、 重要文件的签署



1、电子化签署的法律效力


《电子签名法》第二条规定,所谓电子签名,是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。该法第十四条同时规定,可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。由此观之,电子签名与手工签名、实体用印作为法律文件的确认形式,在法律效力上并无不同。当然,考虑到本文讨论的是公司治理中的重要文件的签署,在《公司法》允许意思自治的前提下,决定是否可以采用电子签名仍应遵循一定的程序。


2、会议记录的签署


《公司法》第四十一条对于股东会会议记录与与会人员的签署有着明确的要求。以音视频会议形式召开股东会并全程录音录像的,笔者认为可相应简化书面记录的要求,以共享音视频文件的方式(譬如通过电子邮件方式提供云盘访问链接等)完成对会议记录的分发。若会议议程较多或与会股东存在重要分歧的,建议由会议召集人或会务人员根据会议内容整理成限制修订的电子文档,并通过公司内部的OA系统进行流转签署(或以公共电子签名平台/第三方电子合同服务平台的模式,具体详见下文)。


3、股东会决议的签署


股东会决议是股东会就审议事项通过的议案,系会议成果的书面固化,在各类民商事案件中都作为重要的书证而存在。远程会议模式下,股东会决议一般以电子文档形式生成并向与会股东分发。该电子文档由与会股东进行有效地电子签章以及可靠地存证并送达与会股东,是确保会议成果合法有效的关键环节。


针对以电子签名方式签署股东会决议的法律效力,需结合《电子签名法》判断。该法第三条第一款明确,当事人“可以约定”使用或不使用电子签名。言下之意,即当事人在没有约定的情况下可以拒绝选择电子签名——鉴于多数企业公司章程中关于电子签章的效力并无明确规定,直接通知使用电子签章的方式签署决议或将导致一定程序瑕疵。如前文所述,笔者建议在会议的召集和通知环节中加入关于重要文件适用电子签章、在线存证等技术手段的说明,并取得与会股东的确认。


就文件电子签署的方式而言,公司内部的OA系统或类似的内部办公平台在股东的身份核实、流转签署的安全和效率上都具备一定的优势,但是中小企业并非都具备相应的软硬件条件。笔者认为要满足《电子签名法》第十四条提出的可靠性要求,当下有两种主流选项:一是利用政府提供的电子签章平台,如上海市政府“一网通办”平台下的电子印章公共服务平台(具体使用方式和法律分析详见《电子印章的效力和使用风险分析》一文,2019年4月23日本所官微),相关平台解决了电子签章的身份识别与时间认证问题,但需要股东会成员自行流转签署以及安排线上存证;二是借助当前市面上知名的、资质较为齐全的电子合同服务平台,利用此类平台与认证机构(包括证书认证中心CA和注册认证中心RA)和时间戳服务中心的交互、以及其与云空间服务功能的良好集成,完成包括签署人的身份认证、生成时间戳、电子签章和在线存证等一整套决议签署流程。


完成签署后,决议的电子副本应及时通过有效的电子送达方式提供给所有股东,具体电子送达的措施及注意事项与会议通知相同,此处就不再赘述。


笔者建议,企业在选择电子合同服务平台时,应当关注平台资质是否齐全,并综合考虑安全性、合规性和经济性的需求,选择适合自身的产品。



总结



在疫情仍将持续的情况下,远程工作模式不仅将成为许多公司“三会一层”有效运作及形成决策的解决方式,在内控合规、交易管理、考核激励等方面也将逐步具备适用条件。在运用技术解决疫情带来的困难的同时,企业的所有者和管理者也应当清晰地认识到适用技术时应当防范的法律风险,使技术更好地助力企业的发展。