×

打开微信,扫一扫二维码
订阅我们的微信公众号

首页 锦天城概况 专业领域 行业领域 专业人员 全球网络 新闻资讯 出版刊物 加入我们 联系我们 订阅下载 锦天城二十周年 CN EN JP
首页 > 出版刊物 > 专业文章 > 疫情期间办公效率助推器——电子印章的使用

疫情期间办公效率助推器——电子印章的使用

作者:方晓杰 温从军 卜平 张红 2020-02-182291

目前为防控新型冠状病毒肺炎的传播,中央及各地方政府均采取了延期复工等措施,多数企业积极响应政府的防控措施,实施居家办公、远程协作等办公形式。受防控疫情措施影响,企业间的商业安排面临着严峻的挑战,尤其是日常经营中纸质文件的签署、盖章等操作存在一定困难,同时还面临因人员接触可能导致感染的风险。


困难往往伴随着机遇,线上签约、使用电子印章等方式对解决当下的困境提供了出路,它能够在特殊时期极大的提高企业商业交易的效率。但基于传统印象,人们还是看到常见的实物印章更踏实放心,电子印章真的管用吗?带着这样的疑问,我们不得不再度审视和研究电子印章、线上签约的可行性、合法性及效力与风险等问题。


就像诺贝尔获奖者屠呦呦女士发明的青蒿素早就在我国中药青蒿中有应用一样,线上签约、电子签名和电子印章也并非新生事物,早在2004年,国家已颁布《电子签名法》对电子签名的效力予以确认并加以规制,实践中也不乏应用。根据《电子签名法》,所谓电子签名“是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据”。电子印章是电子签名的一种。电子签名和电子印章也是在数字化时代背景下不断演进过程中才得到普及和应用。一方面,我们应当认可这种趋势,另一方面,也需关注电子签名及电子印章应用的合规性,兼顾效率的同时也需确保交易的安全。笔者从我国电子印章使用的法律依据、运用领域、实际操作、以及风险防范等方面进行分析,并提出几点粗浅的意见,供探讨。



一、我国电子印章的规定及使用领域



如前文所述,电子签名的法律规定早已有之,且肇始于民事活动,从法律层面肯定了电子签名的法律效力。近年来随着数字化时代的不断发展以及社会各界对效率的追求,政务领域也逐步推行数字化行政,国家政策层面更是鼓励政务中推行电子签名和电子印章,以优化政府服务职能。笔者对目前我国电子印章的法律及政策等规定进行了简要梳理,具体如下:


(一)电子印章的法律及政策依据

1、法律层面

image.png


2、法规和政策层面

image.png


(二)电子印章目前的使用领域


如春雨润万物一样,电子印章的使用已无声无息在我们身边,如手机或电脑下载APP使用时的客户许可、日常生活事项的网上办理等,电子印章已在行政管理、社会公共服务以及民商事活动中得到大量运用。各地也出台了大量关于电子印章使用的具体规定。详见下文:

1、各地关于电子印章使用范围的主要综合性规定 

image.png


从上述规定可知,各地政府将电子印章的实际应用分为如下两个领域:一是政务办公、公共管理和社会公共服务活动领域,另一个是民事主体在经济和社会活动领域。


2、政务办公、公共管理和社会公共服务活动领域

电子印章、电子签名在政务办公、公共管理和社会公共服务活动中的应用包括管理机关/机构使用电子印章、电子签名进行审批,也包括相对人使用电子印章、电子签名向政务、公共管理和社会公共服务活动的管理者提出申请和履行法定义务。


在政务办公、公共管理和社会公共服务活动中,一方面,管理单位面临需审阅、收集、监管个人及企业填报的大量文件,另一方面,企业和个人经常因为某个人无法现场签字或公章遗落在单位等原因无法及时申报、提交相关文件。随着互联网和无纸化的发展,各地政府为深入推进“一网通办”建设,全面提升政务服务规范化、便利化水平,在政务办公、公共管理和社会公共服务活动均不同程度的推行使用电子印章,并为推行电子印章的使用提供便利。如北京市政府于2019年4月19日发布实施的《北京市人民政府办公厅转发市公安局<关于电子印章管理工作意见>的通知》(京政办发[2019]8号),即规定“本市电子印章管理服务平台免费向各级党政部门提供签章、验签等应用服务接口;免费向电子印章制作单位提供电子印章签发、签章、验签等应用服务接口;免费向社会企事业单位、社会团体提供签章、验签基本服务功能。”


3、民商事活动领域

《电子签名法》最早于2004年颁布实施,也主要是因为民商事实践中存在大量应用需求,电子印章给民商事活动带来的便利不言而喻。如在本次疫情发生期间,鉴于互联网的便利性,民商事主体间如使用电子印章的确会带来极大的便利及高效,且从上述各地关于电子印章使用范围的主要综合性规定及司法判决可知,各地政府对在民商事活动中使用电子签章是持“鼓励”态度的,司法判决对民商事活动中电子印章的合法使用也给予了肯定。



二、电子印章的申请和使用



如前文所述,我国国家及地方已出台多项关于电子印章使用的法规与规定,电子印章已在我们日常生活得到广泛应用,但仍有企业因不知晓满足电子印章有效性的条件、如何申请电子印章或出于交易安全的考虑而无法放心使用电子印章。下文笔者将对何为有效的电子印章以及电子印章的申请及使用进行简要介绍。


(一)电子印章的有效性要素及规范性要求

电子《中华人民共和国电子签名法》(2019年修订)第十三条明确规定了电子签名可靠需符合的条件。

image.png


结合上述规定,在当事人没有约定电子签名可靠性的条件时,判断电子签名是否可靠或有效需满足以下四个要素:


1、属于电子签名人专有

该要素指电子签名应由电子签名人制作,而不能由电子签名人以外的其他主体申请制作,提交的相关资料需能证明申请人为电子签名人,否则可能造成申请制作电子签名属于冒用的情形。


2、由电子签名人控制

该要素指使用电子签名须由电子签名人控制,如脱离了电子签名人的控制,签署时所使用的电子签名也不能被认为是电子签名人的行为,而属于盗用电子签名的行为,这就要求电子签名人确保其使用电子签名的内部控制程序足够严格。


3、对电子签名的改动能被发现

该要素指电子签名的可验证性,即如对电子签名进行改动,第三方对电子签名验证存在无法认证的情况,即电子签名已被改动而未经第三方认证机构认证,该电子签名也不能认为是有效的。


4、对数据电文内容和形式的改动能被发现

该要素指被电子签名加盖的文件已经电子签名提取相应信息,如对数据电文内容进行修改,则对电子签名进行验证时可以发现数据电文内容与电子签名中提取信息不一致,则可判断数据电文内容被修改。


需要注意的是,《电子签名法》也规定当事人可以约定电子签名可靠的条件,笔者认为,《电子签名法》规定的可靠电子签名的要素系保证电子签名有效的基本条件,当事人可以约定符合其要求的可靠性条件,但从交易安全和证据保存可靠性角度而言,约定的条件建议不低于法定条件,以此充分保证自身的合法权益。


除此以外,各地政府出台的有关电子印章的规定中对电子印章本身的规范性做了进一步要求,主要包括电子公章图形化特征需与实物印章保持一致,电子职务章及电子私章印需与真实姓名完全一致。


如:上海、天津关于电子印章的规范性要求

image.png


(二)电子印章的申请


根据企业或单位所在地区不同,电子印章的申请流程也会有所差异,如上海市是在上海市“一网通办”网站进行电子印章的申领,北京市是向公安机关许可的印章制作单位申请制作电子印章,江苏省是公安机关通信部门受理、审核电子印章的制作申请,部分地区也可通过第三方机构申请制作。虽然各地电子印章的申请流程有差异,但申请电子印章的基本要求大同小异,核心在于:

(1)申请人身份认证:申请人需提供证明其身份的资料和信息,如申请人及其印章的名称、经办人员信息等,以确保申请主体和电子印章的使用主体一致;

(2)公安机关备案:与公司印章一样,电子印章通常亦需公安机关进行备案;

(3)电子印章加密处理;这也是电子印章区别于传统印章的主要差异,该步骤也是确保电子印章符合其有效性和安全性的重要方式(具体技术方式和实现路径笔者不作展开)。


如:上海、北京、江苏关于电子印章的申请规定和受理通道

image.png


(三)电子印章的使用


1、电子印章的约定使用

根据《电子签名法》第三条的规定,民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书,当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。

按照前述规定,当事人可以约定使用或者不使用电子签名,对此处“约定”的含义,笔者认为可以从更广义的角度理解,即除了书面明确约定采用电子签名外,一方通过电子印章系统进行电子签章后,另一方未提出异议并进行电子签章的,亦可认为当事人之间通过实践方式约定了电子签名形式。


2、电子印章使用的内部程序

鉴于电子印章的效力与实体印章一致,因此,电子印章的使用需经使用单位审批,其审批流程也建议与实物印章的使用审批流程一致,以降低印章使用不规范产生的风险。

电子印章的使用流程为一般先由申请人上传用印文档至电子印章系统,再由印章管理员登录电子印章系统进行审批,印章管理员经CA认证中心身份认证并获得唯一性数字证书后用印。CA认证中心的身份认证保障了电子印章的安全性。



三、电子印章使用的风险防范



伴随着电子印章在实践中的广泛应用,电子印章本身的安全问题成为电子印章面临的第一大难题,这也是市场主体使用电子印章时最为关注的事项。


(一)使用限制

电子印章目前虽有较为广泛的应用领域和应用需求,但并非所有场景均可使用电子印章,电子印章也并非在所有情形下均与手写签名或盖章具有同等法律效力。


1、法律分析

《中华人民共和国电子签名法(2019修订)》第三条规定:“民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书,当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书,不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。前款规定不适用下列文书:(一)涉及婚姻、收养、继承等人身关系的;(二)涉及停止供水、供热、供气等公用事业服务的;(三)法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。”


可见,首先,在涉及婚姻、收养、继承等人身关系,以及在涉及停止供水、供热、供气等公用事业服务,和其他法律、行政法规明确规定不适用电子文书的领域是不能使用电子印章的,即在这些领域使用电子印章并不产生法律效力。其次,当事人可以协商约定不使用电子印章,即在当事人明确约定不使用电子印章的情形下,一方使用电子印章并不产生法律效力。最后,在当事人对使用电子印章还是手写签名或盖章没有约定的情形下,如不属于《中华人民共和国电子签名法(2019修订)》第三条规定的不得使用电子签名的领域,根据《中华人民共和国电子签名法(2019修订)》第十四条规定,原则上应当认定使用电子印章与手写签名或盖章具有同等法律效力。


2、风险防范建议

基于上述分析,我们建议一般民商事活动的当事人在使用电子印章时,首先,需确定该情形是否属于不得使用电子印章的情形;其次,如确认不属于不得使用电子印章的情形,建议询问交易对方是否可以使用电子印章,虽然按照规定在协议未明确约定情形下,原则上也应当认定电子印章具有同等法律效力,但是实践中也可能因交易对方拒绝使用电子印章而影响交易进程;最后,如确认不属于不得使用电子印章的情形,建议交易双方在协议中明确约定可以使用电子印章。


(二)第三方认证及认证机构的资质

1、法律分析

《中华人民共和国电子签名法》第十六条规定了第三方认证服务提供者应当具备的资质。

image.png


此外,根据《电子认证服务密码管理办法》、《电子认证服务管理办法》等有关规定,提供电子认证服务的企业,应当具备电子认证服务许可证、电子认证服务使用密码许可证等资质,并应当接受国家密码管理部门、工信部门的监管。


经查询工信部公示的电子认证服务许可核发情况https://zwfw.miit.gov.cn/miit/),目前共有48家具备电子认证资质的第三方认证机构,经查询国家密码管理局公示的电子认证服务使用密码许可证核发情况(http://www.oscca.gov.cn/sca/zxfw/index.shtml),目前共有51家具有使用密码许可的第三方机构。


从上述规定可知,电子签名经第三方认证并非取得有效电子签名法定所必须的程序,但需要第三方认证的,应由具备资质的电子认证服务提供者提供认证服务。结合当下司法实践中的案例,有资质的第三方认证机构对电子签名及电子印章进行认证,在审判过程中对交易真实性的判断具有比较积极的意义,这也是由于第三方认证机构具有认证电子签名和电子印章的能力,在证据固定及证据有效性方面更具证明力。《最高人民法院关于互联网法院审理案件若干问题的规定》中也明确提到,“当事人提交的电子数据,通过电子签名、可信时间戳、哈希值校验、区块链等证据收集、固定和防篡改的技术手段或者通过电子取证存证平台认证,能够证明其真实性的,互联网法院应当确认。”


2、风险防范建议

在电子签名和电子印章申请使用过程中,除非按照相关地区申请电子签名和电子印章系通过政府指定的机构(如北京、江苏地区)或网络申请通道(如上海地区),企业等市场主体通过第三方申请电子签名和电子印章的,建议通过有相应资质的第三方认证,申请人在申请时应对第三方机构所持有的主管部门核发资质的情况进行必要的核实,以免无法保证电子印章安全性,以及在争议纠纷中处于不利地位。


3、相关案例

实践中不乏由于电子签名经有资质的第三方认证而取得法院支持以及未经认证且无法印证电子签名有效性而未取得法院支持的审判案例,具体如下:


image.png


上述案例显示,在审判过程中,经有资质的第三方机构认证,相关当事人之间签署的电子合同中电子签名和电子合同的有效性能够更易于得到司法机关的认可并取得其支持,而未经认证的电子签名,如无明确的证据证明电子签名的专有性,在司法审判中较难获得支持。可见,有资质的第三方认证确认电子签名和电子印章真实有效在司法判决中也是审判依据之一。


(三)企业及个人的信息保护


1、法律分析

根据《中华人民共和国电子签名法》相关规定明确规定了电子认证服务提供者制定信息安全保障措施,并规定了未保障信息安全的法律责任。

image.png


由上述规定可知,第三方电子认证机构有妥善保存与认证相关信息的义务且需制定信息保障安全措施,如未能妥善保存,相关主管部门可依法予以行政处罚。


2、风险防范建议

电子印章申请人在委托第三方认证机构时,也需与第三方认证机构明确约定企业和个人信息的保密义务,如第三方认证机构违反保密义务给电子印章申请人造成损失的,可进一步明确赔偿责任。


(四)使用过程中的内部控制


目前在有第三方认证要求的情况下,电子印章的安全性已能够保障,但其在实际使用过程中仍面临被盗用或未经授权使用的风险。


1、法律分析

各地出台的有关电子印章的管理规定中,一般要求电子公章的使用审批需基本与实物印章的使用审批基本一致,经批准同意后方可进行签章;电子职务章由持有人在其业务授权范围内,根据其实物印章的加盖规定或手写签名的处理流程进行签章;电子私章由持有人在合法范围内使用。

实务中发生的电子印章被他人盗用或未经授权使用时,印章单位是否需承担使用电子印章相对应的法律责任?我们从“江苏伟丰建筑安装集团有限公司与南京市城乡建设委员会、江苏省住房和城乡建设厅(城建)行政处罚、行政复议二审行政判决书((2017)苏01行终464号)”案件中可以窥探一二。法院关于“伟丰公司是否应当为其职工陈立俊在涉案投标活动的行为承担相应的行政责任”的判决依据如下:(1)员工经公司授权,掌管从事投标活动所必需的公司的数字证书加密锁及其他所需资料;(2)员工利用职务便利以公司名义完成了整个电子投标过程,且其实施的参与投标行为属于其职务授权范围内,与履行职务具有内在联系;(3)通过员工的行为,公司获得了案涉项目的交易机会,不当限制了其他潜在中标者进入市场,损害了项目业主的利益;(4)公司持案涉项目的电子招投标交易平台注册登记并经验证的加密数字证书参加了投标活动,提交了相关投标文件,在数据电文中进行了公司单位及法定代表人的电子签名,文件的提交方式及渠道处于公司的控制范围内,数字电文中的电子签名真实可靠。综上,法院认为员工的行为应被认为系体现公司的意志,竞标行为所引发的相应责任由公司承担。


2、风险防范建议

从各地政府的规定及法院的判决可知,首先,单位或单位密钥持有人发现电子印章相关密钥泄露、电子印章被盗或者其存储设备损坏、被盗、遗失的,应当及时向公安机关许可的电子印章制作单位申请注销电子印章;同时,如发现电子印章已经被盗用或未经授权使用的,应立即联系交易对方告知该电子印章系为被盗用或未经授权使用,并保存相应的证据。其次,单位内部需制定关于电子印章管理和使用的内部授权控制制度,公章印章的密钥持有人与电子职务章密钥持有人一般应按照实物印章由两人分别掌握。最后,单位年度审计时需对电子印章的使用情况进行单独审计。



四、电子印章在专业机构出具文件的应用探讨



除了现有规定已明确上述领域适用并推广电子印章外,尚有相关领域未明确是否可以适用电子印章,特别针对如保荐机构、会计师、律师、评估师、税务师、公证、鉴定机构等专业机构出具的相关文件中是否可以适用电子印章也值得探讨。


(一)现有规定及应用情况

经检索现有专业机构出具文件中关于电子签名或电子印章使用的规定,中国注册税务师协会发布的于2015年7月1日生效的《关于印发<注册税务师业务承接规则>(试行)等七项规则的通知》中,针对税务师企业所得税年度纳税申报鉴证业务规定了电子签名的效力:


image.png


从上述规定可看出,税务师在企业所得税纳税申报鉴证业务中可使用数字证书电子签名,且通过电子签名后的电子版鉴证报告同样具有法律效力,即从行业监管的角度,税务师的该项业务所出具的文件可以使用电子签名,且不影响出具文件的效力。此外,我们也注意到,在税务师的其他业务规则中,如《注册税务师业务报告规则》中仅规定了签字及印章,并未明确电子签名的适用,具体如下:


image.png


因上述规则系中国注册税务师协会同次发布的文件中的各项细则,但不同规则中对电子签名的态度尚存在差异。可见,当前行业监管部门对专业机构出具不同文件的要求和效力认定有差异化的特点。

鉴于存在上述差异化规定,尚无法得出专业机构出具的文件是否均可以适用电子签名的结论,仅仅从现有规定看,适用电子签名还应依据相关法律法规或行业监管机构的明确规定和政策支持。


(二)电子签章在专业机构出具意见文件上的应用探讨

虽然目前尚未能看到除了中国注册税务师协会以外其他专业机构出具文件使用电子签章可行性的明确规定和意见,但从专业机构出具文件的性质和用途来说,我们也可以就专业机构在出具文件上使用电子签章进行初步探讨。


1、根据监管部门要求出具的专业意见

专业机构的重要特点是对专项问题出具专业意见,且往往是办理相关行政许可或司法程序的必要条件之一,如证券发行、司法鉴定等,相关主管有权机关亦发布了一系列法规针对前述事项需要专业机构出具意见和提交材料的要求,虽然未明确规定禁止使用电子签名和电子印章,但目前多数情况下仍然是需要申请主体提交纸质文件的原件,此时使用电子签名或电子签章的可行性较低。


同时也需关注,在数字化时代的背景下,行政、司法工作也出现无纸化的趋势,不少政府部门都接受电子签名的形式,并认定为有效的法律文件,特别是科创板全面推行电子材料申报,这给引入电子签名或电子签章也留有一定空间,值得未来探讨相关文件上采用电子签名或电子签章的形式并认可其有效性,也有待相关政策的进一步解读和发布。


2、根据客户需求出具的文件

专业机构出具文件一方面是专业事项的专业化要求,另一方面,在民事活动中,部分商业主体也会基于其自身的需求寻求专业机构为其提供专业的服务并提供专业的意见,且该意见也无需向主管政府部门或行业主管单位提交,此时,专业机构向商业主体出具文件是否可使用电子签名及电子印章我们认为:


首先,商业主体与专业机构之间实际形成的是民事法律关系,即专业机构根据商业主体的委托向其提供专业服务属于民事活动。这也是《电子签名法》所认可的适用范围之内,且不属于《电子签名法》明确规定不能适用电子签名和电子印章的事项;


其次,如商业主体与专业机构明确约定(包括事先以协议方式约定及在特定情况下以双方认可的方式确认)可采用电子签名或电子签章的情况下,应认可专业机构出具加盖电子签章文件的效力,例如,商业主体需要证券公司、律师、会计师或评估师出具尽调报告或备忘录等商业主体自行使用的文件,如商业主体认可电子签名的形式及专业机构以电子签名和电子签章出具的文件,按照现行规定的逻辑,在确保电子签名真实合法的情况下也应认可该等文件的有效性;


再者,针对电子签名和电子签章真实合法的问题,虽然按照正常商业主体通常申请电子签名和电子印章的程序即可认定为有效,但考虑到专业机构的特殊性,其从事相关业务也需具备一定的资质条件,如签字人员应当取得必要的许可证书,因此,通过技术手段能够对该等人员和机构的电子签名进行资质的认证也是未来可以进一步探讨和尝试的方向。当然,这也有赖于行业监管部门和行业自律性组织对电子签名和电子签章效力的认可态度及政策支持。


鉴于上述,笔者认为,专业机构具体专业性和公信力的效果,建议行业主管机构或行业自律组织能尽快出台类似前文提及的中国注册税务师协会关于电子印章使用的指导性意见,有了政府机关或行业协会的公信力“背书”,更有利于推动电子印章使用的社会认可度。



结束语



电子签名和电子印章是数字化时代发展的产物,也是市场化经济背景下安全和效率的呼求。虽然电子签名和电子印章早具雏形,然而并没有受到市场广泛的运用,而近年来政务领域的推行也预示着电子签名和电子印章在办公效率方面的影响力。此次疫情对市场也提了个醒,正确运用电子签名和电子印章,人未至而事已成不再是美好的愿景,而是实实在在的效率助推器。市场主体应充分注重在地方政策允许范围内积极运用电子签名和电子印章带来的高效和便捷,但同时也需注意使用电子签名和电子印章过程中应关注的法律问题和风险,合法、正确使用电子签名和电子印章必然带来企业效率的提升,也能降低由此伴随的风险。