各会员单位:

为规范无锡市破产管理人协会会员单位在破产案件中的档案管理工作，确保档案的收集、整理、保管的完整性,无锡市破产管理人协会会同无锡市中级人民法院共同起草《破产档案管理办法(试行)》，该办法经协会第三届第六次理事会表决通过，并按照规定完成社会公示，现印发给你们。

破产档案管理办法(试行)

第一章  总则

第一条 【制定目的】

为规范无锡市破产管理人协会(以下简称“协会”)会员单位在破产案件中的档案管理工作，确保档案的收集、整理、保管的完整性、真实性、安全性和可追溯性，促进破产档案的有效利用，依据《中华人民共和国企业破产法》《中华人民共和国档案法》及参考《江苏省档案管理条例》和《无锡市档案管理条例》等相关法律法规的规定，结合无锡市破产管理人工作实践，制定本办法。

第二条【适用范围】

本办法适用于无锡市破产管理人协会会员单位(以下简称“管理人”)在办理破产清算案件、预重整案件、重整案件、执行和解案件、个人债务集中清理案件及强制清算案件过程中形成的(包括但不限于原企业及其管理人办理案件过程中形成的)档案管理工作。特别会员单位及非会员单位参照执行，

协会会同无锡市中级人民法院加强对破产企业档案管理工作的组织协调、监督管理、违规惩戒。

第三条【破产档案的概念】破产档案是指管理人在接收原企业和破产案件办理过程中形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录材料，包括但不限于原企业的各类合同、股东会或董事会决议文件、行政许可等政府文件、财务资料、人事档案、资质证书等文件，管理人办理案件中形成的法院法律文书、债权人会议记录、债权申报材料、资产处置文件会计凭证等。

第四条【档案管理原则】

破产档案管理遵循以下原则:

1.维护国家安全和社会公共利益;

2.维护社会公共利益和公序良俗;

3.维护破产企业、职工、债权人等主体的合法权益;

4.保障档案的完整、真实、安全、便于档案的查询和利用;

5.保护破产企业商业秘密和个人隐私。

第二章 档案管理职责

第五条【管理人的职责】

管理人应履行以下档案管理职责:

1.应勤勉尽职、做好破产案件档案的收集、整理、审核、移转、使用和保管;

2.确保档案的完整性、真实性、安全性和可追溯性;

3.企业进入破产程序后，管理人负责破产企业档案的管理工作;在破产程序终结或管理人终止履职后，及时将档案移交至协会推荐的档案保管单位。

4.管理人办理案件的破产档案实行纸质档案卷宗归档管理，同时应加强档案信息化建设，并采取有效措施保障档案信息安全。

第六条【协会的职责】

协会负责破产档案管理的组织协调和监督工作，具体职责包括:

1.引入或推荐符合档案管理法律法规要求的档案保管单位;协会通过公开、透明、有序的市场化机制，引入符合档案管理法律法规要求、具备相应资质且便于档案使用的档案保管单位，并以书面方式明确各方职责、归档标准、寄管权利和义务等。管理人向档案保管单位移转破产企业档案后，协会牵头负责破产企业档案的监督管理等工作;

2.引入的档案保管单位的档案管理工作应受协会的监督;

3.协会定期检查管理人的档案归档工作，并向无锡市中级人民法院进行报备;

4.无锡市中级人民法院对破产企业的档案管理工作进行指导、监督,将破产企业档案管理工作纳入管理人履职考核评价范围;

5.在管理人退出无锡市中级人民法院的管理人名册或协会后，由协会负责档案的接管和后续管理工作。

第三章 档案的移交与接管

第七条【档案移交】

管理人在办理破产程序终结或终止履职后60日内，应将破产案件档案归档整理好后移交至协会推荐的档案保管单位进行保管;不具备归档条件的，在完成破产案件全部工作后60日内完成全部归档工作。移交时应编制详细的档案目录，一式四份，由交接双方签字或盖章确认后分别保管，并报送协会和无锡市中级人民法院进行备案。

第八条【管理人退出会员单位后的档案接管】

如管理人退出或被清退出无锡市中级人民法院的管理人名册，不再担任管理人职务的，协会应在管理人退出或被清退出后30日内向档案保管单位接管其担任管理人的破产案件档案。管理人应配合协会完成档案的移交工作，确保档案的完整性和连续性。

第九条【档案查询路径】在管理人退出或被清退出无锡市中级人民法院的管理人名册后，无锡市中级人民法院或其他有权机关需要查询破产案件档案时，协会应提供档案查询服务，确保档案查询路径的畅通。协会应建立健全档案查询制度，明确查询权限、审批流程及查询记录，确保档案的安全性和保密性。

第四章 档案的分类与整理

第十条【档案分类】

破产档案按以下类别进行分类:

1.法律政策文书:政府、法院等印发管理人的各种文件资料;比如党群工作文件、政府的各类行政许可或批复文件、各类奖励或处罚文件:法院判决书及裁定书、决定书、批复等;

2.财务资料:财务报表、会计凭证、会计账簿、年度审计报告、企业年报等;

3.业务文件:债权申报材料、债权人会议记录、债务人财产清单审计报告、财产评估报告、债权审核表、管理人履职报告、资产处置方案、预重整或重整计划、执行和解、会议纪要、会议记录等;

4.技术类文件:科研资料、知识产权、商业秘密或技术秘密等;5.人事档案文件:在职人员、离退休职工、死亡职工、职工奖惩人事任免、考核结果等劳动人事类档案资料;

6.其他材料:电子数据、音像记录、实物档案、网页公告备份等。

第十一条【档案整理】

管理人应按照一案一卷、一卷一号的原则对档案进行整理，确保档案的完整性和可追溯性。档案整理应符合国家档案管理的相关标准，具体要求如下:

1.对归档纸质文件进行分类排序并装盒进行分类保管，对电子数据音像资料进行刻盘或U盘等加密介质存储，并附数据校验文件附卷保管:2.对有破损的文件应予以修整，无法修整的应采取保护措施，防止再次损坏;

3.对字迹模糊或易褪变的文件应复制，并将复制件附于原件后一并归档;

4.对各种不同载体的档案，应采用相应的存放工具进行存放:

5.提倡进行档案整理的电子信息化，将档案资料进行电子扫描存档:便于检索查询;

6.对涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案卷归档时应列为保密卷，确定密级保管，避免泄漏。

第五章 档案的保管与利用

第十二条 【档案保管】

协会推荐的档案保管单位应具备国家档案管理部门认可的档案寄存服务资质，并配备必要的档案保管设施，确保档案的安全。档案保管单位应具备以下条件:

1.专用土地与自有库房或相对稳定的档案存放场所;

2.库房应配备防潮、防蛀、防霉变、防盗设施和高压细水雾自动消防系统;

3.建立了完整的保管制度，严格执行“三防”(防丢失、防涂改、防泄密)制度，定期抽查档案完整性;

4.具有档案存放设施和办公人员;

5.具备档案数字化加工和数据备份能力。

第十三条【档案利用】

管理人应按照《中华人民共和国企业破产法》及相关司法解释的规定，向债权人或与破产企业存在利害关系的单位或个人、法院和因履行职责需要的国家机关、人民团体等提供档案查询服务。档案利用应履行相应的审批手续，确保档案的安全和保密。具体规定如下:

1.借阅管理人办理案件的档案资料(非涉密文件)时，向管理人说明原因，管理人配合向档案保管单位出具相关文件，在档案保管单位档案借阅登记簿上登记后办理借阅;

2.查阅或复印涉密文件或非管理人办理案件的档案资料(非涉密文件)时，需填写《档案借阅申请单》，经管理人单位负责人审核批准后配合其向档案保管单位办理查阅或复印手续;

3.查阅或复印档案应当履行必要的查阅手续，并进行档案查阅登记和利用效果反馈记录。档案保管人员应当对其利用活动及时跟踪和监督:禁止在借阅的档案资料上划杠、圈、点等，严禁涂改和撕页，确保档案的安全、完整和整洁。所借档案，未经批准不得借出保管单位、更不得转借或复印给他人:

4.管理人向档案管理单位进行自身经办案件的查询时，按照管理人与档案管理单位的档案管理相关协议约定履行;

5.协会有权根据法院等有权机关的档案查询公函要求对协会会员单位经办案件的破产档案进行查询，管理人和档案保管单位应予以配合。6.档案保管单位对档案的借阅应严格按照借阅审批单的内容进行借阅或复印，非审批范围的档案有权拒绝进行借阅或复制。

7.借阅档案需书面申请并记录操作日志，复制件加盖“与原件一致”章。

第六章 档案保管费用

第十四条【档案费用】

档案保管费用列入破产费用，破产财产不足以支付破产费用等特殊情形的档案由管理人选择自行保管或由管理人自行承担保管费用。

档案保管费用必须专款专用，任何个人和单位不得非法截留、挪作他用。

第七章 档案的保管期限与销毁

第十五条【保管期限】

破产档案的保管期限分为永久、长期(30)年、中长期(20年)、短期(10年)四种，具体保管期限由管理人根据档案类别和相关法律法规确定。由于档案过于复杂，目前尚无法进行细分，等后期条件成熟后再进行办法修订。

第十六条【档案销毁】

对保管期满的档案，协会应组织鉴定小组进行审查，提出存毁意见。档案销毁应编制销毁清册，并经协会批准后由专人监督销毁。销毁清册应包括档案名称、数量、销毁原因、销毁时间等信息，并由监销人员签字确认。

第八章 奖罚制度

第十七条 【表彰】

对在破产档案管理工作中表现突出的管理人，协会应给予表彰，无锡市中级人民法院在管理人分级管理、考核、选任等方面作为重要因素予以加分考量。具体表彰情形包括:

1.破产档案收集、整理、移交做出显著成绩的;

2.破产档案保管、保护和现代化管理做出显著成绩的;

3.破产档案利用、开发取得突出效果的。

第十八条 【处罚】

对未按规定履行档案管理职责的管理人，协会应责令限期改正，并报送无锡市中级人民法院进行备案，无锡市中级人民法院在管理人分级管理、考核、选任等方面作为重要因素予以减分考量;情节严重的，依法追究相关责任人的法律责任。具体处罚情形包括:

1.管理人未统一管理破产档案或未按规定形成、收集档案的;

2.管理人未按规定设置存放档案的专门场所;

3.将管理人应当归档的文件材料据为已有，拒绝移交所在执业机构档案部门的;

4.档案管理不符合档案安全保护要求的:

5.明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的;

6.负有监管审批、指导义务的单位或个人徇私舞弊、玩忽职守，造成档案损失的:

7.无正当理由拒绝协会或有关部门对破产档案进行检查的;

8.虚构事实、隐瞒真相骗取档案保管费用的;

9.其他危害档案管理行为。

因管理人的责任造成或可能造成的经济损失，法院在管理人报酬中有权作相应扣减或预扣留;协会也有权在拨付管理人报酬基金中予以扣减或预扣留。

第九章 附则

第十九条 【解释权】

本办法由无锡市破产管理人协会负责解释。

第二十条 【施行日期】

本办法自发布之日起施行。本办法施行前已经受理但破产程序尚未终结的破产案件档案，适用本办法。破产程序已经终结，但破产企业档案尚未规范管理的，适用本办法。

（来源：律泊LawPorter）